home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Software 2000 / Software 2000 Volume 1 (Disc 1 of 2).iso / utilities / u520.dms / in.adf / houseinvm.doc < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1995-08-26  |  5.5 KB  |  113 lines
  1.                          File Maintenance Instructions
  2.        
  3.        
  4.        The File Maintenance option will allow  you to build and maintain
  5.        your  inventory  database.   Options  are  available  to  add new
  6.        entries, or to  delete,  change  or  view  existing  entries.  An
  7.        option is also available to search the database for specified key
  8.        words or phrases.
  9.        
  10.        
  11.        File maintenance actions  are  accomplished  using  the  Function
  12.        Keys.  The Function  Keys  are  located  on  the  top row of your
  13.        keyboard and are  numbered  F1  through  F10.   The  uses  of the
  14.        Function Keys are as follows:
  15.        
  16.        
  17.             F1 - New Key.  Depress this key  to  enter a new record key.
  18.        In this case, the record  key  is  the  name  of the article.  To
  19.        simplify record searches, enter  all  article  names  using lower
  20.        case characters.
  21.        
  22.             F2 - Append.  Depress this key  to  Add  a new record to the
  23.        database.  To complete the add process, first depress F1 to enter
  24.        the Article Name  and  then  depress  F2  to  enter the remaining
  25.        information about the  item.
  26.        
  27.             F3 - Change.   Depress  this  key  to  Change  a  previously
  28.        entered item.  To complete the  change  process, first depress F1
  29.        to enter the Article Name for  which  the  database entry will be
  30.        displayed.  If the  entry  is  the  correct  one  to  be changed,
  31.        depress F3 to make the change.  If the entry is not the one to be
  32.        changed, depress F5  (View  Next)  to  continue down the database
  33.        until the  correct  entry  is  found.   The  Change  may  also be
  34.        preceded by the Find function.
  35.        
  36.             F4 - Delete.   Depress  this  key  to  Delete  a  previously
  37.        entered item.  To complete the  Delete  process, first locate the
  38.        appropriate item entry using F1  or  the  View or Find functions,
  39.        then depress F4.  You will then be ask to verify that the correct
  40.        entry is being deleted.
  41.        
  42.             F5  -  View  Next.   Depress  this  key  to  view  the  next
  43.        sequential record in  the  database.   Entries  are  filed in the
  44.        database in  Article  Name   order.   Remember  that  lower  case
  45.        letters follow upper case letters.
  46.        
  47.             F6 - View Previous.  Depress  this  key to view the previous
  48.        sequential record in the database.
  49.        
  50.             F7 - Find.  Depress this key to  Find  the  first entry that
  51.        contains the specified key word or  phrase.  After depressing F7,
  52.        you will be asked to enter the key  word or phrase. You may abort
  53.        the Find function by depressing the ESC key.
  54.        
  55.             F8  -  Find  Next.   Depress  this  key  to  Find  the  next
  56.        occurrence of the specified key  word  or  phrase.  This function
  57.        must be preceded by the Find (F7) function.
  58.        
  59.        Note:  An alternative way to  rapidly  locate desired items is to
  60.        use F1 to locate the record  key.   If the specified entry is not
  61.        found, F5 may then be used to  display  the next higher key or F6
  62.        may be use to display the next lower  key.  To move to the top of
  63.        the database, depress F1 and then depress RETURN.
  64.        
  65.             F9 - not used.
  66.        
  67.             F10 - Quit.  Depress this key  to  exit the File Maintenance
  68.        program and return to the Main Menu.
  69.        
  70.        
  71.        The following data entry conventions are used:
  72.        
  73.             (1)  Depressing the TAB  key  will  cause  the  cursor to be
  74.        positioned at the first character of the next field.
  75.        
  76.             (2)  Depressing the Up  Arrow  will  cause  the cursor to be
  77.        positioned at the first character of the previous field.
  78.        
  79.             (3)  Depressing the Down Arrow  will  cause the cursor to be
  80.        positioned at the first character of the next field.
  81.              
  82.             (4)  Depressing the Left Arrow when the cursor is located in
  83.        the first  position  of  a  field  will  cause  the  cursor to be
  84.        positioned at the first character of the previous field.
  85.        
  86.             (5)  Depressing the Right Arrow  when  the cursor is located
  87.        in the last position  of  a  field  will  cause  the cursor to be
  88.        positioned at the first character of the next field.
  89.        
  90.             (6)  Depressing Control V will turn on Insert Mode.  When in
  91.        Insert Mode, all characters of a field to the right of the cursor
  92.        will be moved one position  to  the  right  as new characters are
  93.        entered.  The right most character will be lost.
  94.        
  95.             (7)  Depressing the  ESC  key  will  cause  the  function in
  96.        progress to be aborted.
  97.        
  98.             (8)  Depressing the Return key  will  cause remaining fields
  99.        to be skipped and the entry to be written to the database.
  100.        
  101.             (9)  Depressing  the  Help  key  will  give  you  assistance
  102.        relating to what kind of data  are  required to be entered at the
  103.        current position of the cursor.
  104.        
  105.        
  106.        WARNING!!
  107.        
  108.        Be  sure  to  exit  the  File   Maintenance  Program  using  F10.
  109.        Depressing F10 causes the index file  to be written to disk.  The
  110.        failure to exit properly from  the  File  Maintenance program may
  111.        result in the data being rendered unusable.  As insurance against
  112.        such a disaster, be sure to backup your data files often.
  113.